För redovisningsbyråer · Pilot 2026
Underlagen kommer in. Fakturorna läses. Du godkänner, Fortnox får resten.
BokFai är byråns digitala skrivbord: varje klient får en egen e-postadress och pärmar per räkenskapsår, varje faktura läses och får ett konteringsförslag, och det du godkänner går till Fortnox som leverantörsfaktura eller verifikat. Originalet ändras aldrig.
- Originalet är orört – alltid
- Ingenting når Fortnox utan en människas godkännande
- Svenska och engelska, på dator, surfplatta och mobil
Så fungerar det
Från underlag till Fortnox i fyra steg
Byrån jobbar som förut – i pärmar, klient för klient – men det som tog tid sköter BokFai.
- 01
Underlagen kommer in
Klienten mejlar till sin egen BokFai-adress, laddar upp i webben eller fotograferar kvittot. Dubbletter känns igen på innehållet.
- 02
De hamnar i rätt pärm
Leverantörsfakturor, kvitton, kontoutdrag och avtal sorteras per klient och räkenskapsår; regler lär sig av hur ni placerar dem.
- 03
Fakturan läses och konteras
Leverantör, belopp, moms, datum och OCR-nummer läses ur text, skanning eller foto. Konteringen föreslås utifrån leverantörens historik, och AI frågas bara när reglerna inte räcker.
- 04
Du godkänner – Fortnox får det
Det godkända blir en leverantörsfaktura eller ett verifikat i klientens Fortnox, med originalet bifogat och Fortnox nummer tillbaka i pärmen.
Funktioner
Det byrån gör varje dag, samlat
BokFai ersätter inte ekonomisystemet. Det tar hand om allt som händer innan bokföringen – och sparar varje steg.
Dokumentinkorg
En e-postadress per klient. Bilagor blir dokument, mejlet sparas, och det som ingen regel känner igen väntar i Osorterat tills någon placerar det.
Pärmar per räkenskapsår
A till Ö som på hyllan: leverantörsfakturor, kundfakturor, kvitton, bank, lön, skatt, avtal och bokslut, med månadsmappar där det behövs.
Läsning av fakturor
E-fakturor i XML, textlager, OCR av skanningar och foton, mallar per leverantör – och AI som sista steg, med konfidens per fält så att du ser vad som är säkert.
Kontering med förslag
Konteringsförslag från leverantörens historik och klientens kontoplan från Fortnox. Debet måste vara lika med kredit innan något kan godkännas.
Fortnox-koppling
Klientens kontoplan, serier, kostnadsställen, projekt och låsta perioder hämtas från Fortnox. Det som skickas får Fortnox nummer tillbaka; en rättelse hanteras som kreditnota eller omvänt verifikat.
PDF-verktyg
Rotera, dela upp, slå ihop, ta bort sidor, OCR-lager, komprimera, stämpla och maskera – alltid som en ny fil bredvid det orörda originalet.
Fortnox
Fortnox förblir ekonomisystemet
BokFai kopplas till varje klients Fortnox med ett servicekonto som klienten godkänner. Inget skrivs i Fortnox förrän en människa har godkänt konteringen i BokFai.
- Leverantörsfakturor med filFakturan skapas i Fortnox med originalet bifogat i inkorgen – bokförd direkt eller preliminär för attest, som pärmen är inställd.
- Verifikat för kvitton och utläggKvitton och utlägg blir verifikat i den serie ni valt, med underlaget kopplat.
- Rättelser utan dubbletterÄndras konteringen efter sändning hanterar BokFai kreditnotan eller det omvända verifikatet och skickar på nytt. Samma faktura skapas aldrig två gånger.
- Hela registret synkatKontoplan, momskoder, kostnadsställen, projekt, verifikationsserier, räkenskapsår och låsta perioder hämtas varje natt och visas i BokFai – aldrig inskrivna för hand.
Säkerhet och spårbarhet
Byggt för att kunna visas upp
Bokföringsunderlag ska kunna läsas om sju år. Därför får originalet aldrig röras, och varje steg sparas.
Originalet skrivs aldrig över
Varje fil sparas med sin kontrollsumma i lagring med objektlås. Alla bearbetningar blir nya filer bredvid.
Data i EU
Servern står hos Hetzner i Tyskland och dokumenten lagras hos Wasabi i Amsterdam. Personnummer krypteras i databasen.
Tvåfaktorsinloggning
Inloggning med personnummer eller e-post, lösenord och en autentiseringsapp. Roller per byrå: ägare, redovisningskonsult och granskare.
Tidslinje och granskningslogg
Vem som laddade upp, läste, rättade, godkände och skickade – per dokument och för hela byrån.
Vanliga frågor
Frågor och svar
Ersätter BokFai Fortnox?
Nej. Fortnox är fortfarande ekonomisystemet. BokFai tar hand om allt före bokföringen – att ta emot, sortera, läsa och kontera – och skickar det godkända till Fortnox.
Hur kommer klientens underlag in?
Varje klient får en egen e-postadress hos BokFai (vidarebefordra från leverantörerna eller från klientens egen inkorg), och byrån kan ladda upp PDF, bilder och e-fakturor i XML direkt i webben.
Vad händer om AI:n läser fel?
Varje fält visar hur det lästes och hur säkert. Reglerna och leverantörsmallarna går före AI, som bara frågas när något saknas. Allt rättas i BokFai innan det godkänns, och rättelsen lär mallen till nästa gång.
Kan originalet ändras av misstag?
Nej. Originalet skyddas av både applikationen, databasen och lagringens objektlås. Rotering, uppdelning, maskering och stämpling sker alltid i nya filer.
Vad kostar BokFai?
BokFai är under 2026 i pilot hos en redovisningsbyrå och tar in några byråer till. Priset sätts per byrå under piloten – hör av dig så berättar vi mer.
Boka demo
Se BokFai med er egen byrå
Berätta lite om byrån, så hör vi av oss och bokar en tid som passar er.
- Genomgång av inkorg, pärmar, läsning och kontering
- Hur kopplingen till era klienters Fortnox görs
- Inga förpliktelser
Hellre mejla direkt? info@bokfai.se